Une facture proforma n'est pas une vraie facture : c'est un devis détaillé, sans valeur légale, que votre fournisseur chinois vous envoie avant la production pour que vous validiez prix, quantités et conditions. La facture commerciale, elle, arrive après, au moment de l'expédition, et c'est elle qui compte pour la douane et pour le paiement final.
La facture proforma : un devis, rien de plus
Quand vous négociez avec un fournisseur chinois, c'est presque toujours une facture proforma qui circule en premier : elle liste les produits, les quantités, le prix unitaire, l'incoterm retenu, et parfois les délais de production. Elle sert à obtenir un accord écrit avant de lancer la fabrication, et beaucoup de fournisseurs l'utilisent aussi pour réclamer l'acompte de départ.
Elle n'a aucune valeur contractuelle définitive : les quantités ou les prix peuvent encore bouger d'ici l'expédition réelle, et surtout, elle n'est pas acceptée par la douane comme preuve de la valeur des marchandises importées.
La facture commerciale : le document qui fait foi
La facture commerciale est émise une fois la commande finalisée, généralement au moment où la marchandise est prête à partir. C'est elle qui constitue la preuve légale de la transaction, qui sert de base au dédouanement, et c'est sur elle que repose le calcul de la TVA à l'import et des droits de douane éventuels.
Pour l'Union européenne, elle doit comporter un numéro unique, la date d'émission, l'identité complète du vendeur et de l'acheteur, la description précise des produits, les quantités, le prix unitaire et le total, ainsi que l'incoterm utilisé. Beaucoup de fournisseurs chinois y ajoutent aussi un tampon rouge, le « chop », qui fait office de signature officielle d'entreprise en Chine, même s'il n'est pas exigé par la réglementation européenne.
Pourquoi cette distinction compte pour votre paiement
La proforma sert souvent de base à l'acompte initial, 30 % au lancement par exemple, tandis que le solde est généralement réglé contre la facture commerciale, une fois la production terminée et vérifiée. Payer un acompte important sur la seule base d'une proforma, sans aucune autre vérification, est un classique des arnaques fournisseurs : un document qui ressemble à une facture ne garantit en rien que l'usine existe réellement ou livrera la commande.
Un agent de sourcing sur place a l'habitude de vérifier que la facture commerciale finale correspond bien à ce qui a été produit et inspecté, et pas seulement à ce qui avait été annoncé sur la proforma de départ.
Et si votre fournisseur ne vous envoie jamais de facture commerciale ?
C'est un signal à prendre au sérieux : sans facture commerciale en bonne forme, vous ne pourrez pas dédouaner correctement votre marchandise à l'arrivée en Europe, ce qui peut bloquer le colis ou vous exposer à une évaluation arbitraire de sa valeur par la douane. Certains fournisseurs peu scrupuleux proposent même de ne fournir qu'une proforma pour que vous déclariez vous-même une valeur plus basse à la douane : c'est un piège qui ne protège qu'eux, jamais vous.
Exiger la facture commerciale définitive avant tout paiement du solde, et vérifier qu'elle correspond exactement à la commande passée, fait partie des points de contrôle de base avant d'expédier quoi que ce soit.
Questions fréquentes
**Puis-je payer intégralement mon fournisseur sur la base d'une facture proforma ?** Techniquement oui pour l'acompte, mais régler la totalité avant d'avoir une facture commerciale ferme revient à payer un produit qui n'existe peut-être pas encore sous sa forme finale.
**La douane accepte-t-elle une facture proforma pour dédouaner ?** Non, elle exige une facture commerciale, document définitif et daté de l'expédition réelle, pour établir la valeur en douane et calculer les taxes dues.
**Pourquoi la facture de mon fournisseur a un tampon rouge ?** C'est le « chop », l'équivalent chinois d'une signature officielle d'entreprise. Il crédibilise le document, mais il ne remplace pas les mentions obligatoires attendues par la douane européenne.
**Que faire si la facture commerciale ne correspond pas à la proforma initiale ?** Comparez ligne par ligne avant de payer le solde ou d'accepter l'expédition : un écart de quantité, de référence produit ou de prix doit être clarifié avec le fournisseur avant, jamais après réception.
