Dix ans pour vos factures, trois ans minimum pour vos documents douaniers : les deux délais ne se confondent pas, et c'est souvent là que les vendeurs qui importent depuis la Chine se perdent. Voici ce que prévoit réellement la loi, document par document.
Combien de temps garder les factures d'achat et de vente ?
Les factures clients et fournisseurs, comme l'ensemble de vos pièces comptables justificatives, doivent être conservées 10 ans à compter de la clôture de l'exercice, en application de l'article L123-22 du Code de commerce. Cette durée s'applique aussi bien aux factures de votre fournisseur chinois qu'à celles de votre agent de sourcing ou de votre transporteur : tout ce qui justifie une charge dans votre comptabilité suit la même règle.
Et les documents douaniers, comme la déclaration d'importation ?
Le code des douanes de l'Union européenne (règlement UE n°952/2013) et le Code des douanes français fixent une durée minimale de 3 ans pour conserver les documents justifiant l'origine, la valeur et la circulation des marchandises importées, dont votre déclaration d'importation (DAU). Ce délai court en principe à partir du moment où vous n'avez plus la marchandise entre les mains, et il est prolongé si un contrôle douanier débouche sur un redressement ou si un recours est en cours.
Ce chiffre de 3 ans est un minimum légal, pas une date d'oubli : l'administration peut demander ces documents à tout moment pendant ce délai, et parfois plus longtemps en cas de litige.
Pourquoi garder ses documents douaniers 10 ans dans la pratique
Le délai douanier de 3 ans est un plancher, pas un plafond. Dans les faits, votre déclaration d'importation est aussi une pièce comptable : elle justifie le coût d'achat de la marchandise et les droits de douane payés, qui entrent dans le calcul de votre résultat. Puisque la comptabilité impose déjà 10 ans, la plupart des experts-comptables conseillent de conserver le dossier complet d'une commande (devis, facture usine, déclaration douanière, preuve de paiement et justificatif de transport) pendant la même durée de 10 ans, plutôt que de trier les documents selon leur délai propre.
Et si j'ai récupéré la TVA à l'import ?
Si vous avez récupéré la TVA payée à l'importation, ce qui suppose d'être au régime réel (voir notre article sur l'autoliquidation de la TVA à l'importation), l'administration fiscale dispose en principe d'un droit de contrôle de 6 ans sur ce point, porté à 10 ans pour les délais qui expirent après le 1er janvier 2027. Un motif de plus pour aligner la conservation de tous vos justificatifs d'import sur la durée la plus longue : 10 ans.
Sous quelle forme conserver ces documents ?
La loi n'impose pas le papier : une facture ou une déclaration douanière conservée sous forme numérique, en PDF ou en export de votre outil de gestion, est valable, à condition de pouvoir la présenter à l'identique en cas de contrôle. Classer chaque commande par numéro de suivi, avec la facture usine, la déclaration douanière et le justificatif de transport réunis au même endroit, évite de chercher un document isolé des années plus tard. Vous pouvez à tout moment retrouver l'historique d'un envoi depuis notre outil de suivi de colis.
Questions fréquentes
**Combien de temps dois-je garder mes factures d'importation de Chine ?** 10 ans, comme toutes vos pièces comptables, en application de l'article L123-22 du Code de commerce.
**Pendant combien de temps la douane peut-elle me demander ma déclaration d'importation ?** 3 ans minimum selon le code des douanes de l'Union européenne et le Code des douanes français, ce délai pouvant être prolongé en cas de contrôle ou de recours en cours.
**Que se passe-t-il si je ne retrouve plus une déclaration douanière ancienne ?** En cas de contrôle, l'absence de justificatif peut empêcher de prouver l'origine ou la valeur déclarée de la marchandise. Mieux vaut archiver systématiquement plutôt que compter sur les archives du transporteur.
**Dois-je garder aussi les factures de mon agent de sourcing ?** Oui, elles font partie des pièces justificatives de votre coût d'achat et suivent la même durée de 10 ans que vos autres factures.
